La présente politique s'adresse aux personnes dont les coordonnées professionnelles sont traitées via Prospectra dans le cadre de campagnes de prospection commerciale B2B menées par les clients du service (les « Émetteurs »).
Si vous avez reçu un message provenant de Prospectra, ou si vos coordonnées ont été importées dans le service par un Émetteur, vous êtes une personne concernée au sens du RGPD et vous disposez à ce titre de droits que la présente politique détaille.
1. Qui traite vos données ?
Responsable de traitement : l'Émetteur
Pour chaque message reçu et pour chaque base de contacts importée, le responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD est l'Émetteur lui-même (la société ou la personne professionnelle qui a importé vos coordonnées et choisi de vous adresser un message). C'est l'Émetteur qui détermine les finalités et les moyens du traitement, qui dispose éventuellement d'un fichier vous concernant et qui est votre interlocuteur principal pour l'exercice de vos droits.
L'identité de l'Émetteur figure systématiquement dans le message que vous avez reçu (signature, mentions d'identification).
Sous-traitant technique : Prospectra
(à configurer par l'opérateur), éditeur du service Prospectra, agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour le compte de l'Émetteur. Prospectra fournit l'infrastructure technique permettant à l'Émetteur d'envoyer ses messages et de gérer son fichier de prospects, mais ne décide ni des destinataires, ni du contenu des messages, ni de la finalité commerciale poursuivie.
2. Quelles données sont traitées ?
Selon les informations que l'Émetteur a importées, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
- vos nom et prénom (si renseignés) ;
- votre adresse électronique professionnelle ;
- le nom de la société ou de l'organisation à laquelle vous êtes rattaché(e) ;
- votre fonction ou intitulé de poste (si renseigné) ;
- des étiquettes ou notes ajoutées par l'Émetteur (par exemple, votre secteur d'activité, l'origine de votre coordonnée, vos préférences déclarées) ;
- l'historique des messages envoyés et des interactions (ouvertures, clics, désinscriptions, réponses).
Prospectra ne procède à aucune collecte directe de vos données auprès de vous : toutes les données proviennent de l'Émetteur, qui les a obtenues par ses propres moyens (annuaires professionnels, formulaires, échanges commerciaux, listes de salons professionnels, etc.).
3. Sur quelle base juridique vos données sont-elles traitées ?
Conformément à la doctrine constante de la CNIL et à l'article 6.1.f du RGPD, la prospection commerciale business-to-business (entre professionnels) peut être fondée sur l'intérêt légitime du responsable de traitement, sous réserve :
- que le message soit en rapport avec votre activité professionnelle ;
- que vous ayez été informé(e) lors de la collecte de vos coordonnées de l'usage commercial possible ;
- que vous puissiez exercer simplement un droit d'opposition (désinscription en un clic).
Pour les destinataires personnes physiques agissant à titre personnel (B2C), le traitement nécessiterait votre consentement préalable explicite (article L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques) ; un tel usage est interdit par les conditions d'utilisation de Prospectra, et tout signalement en ce sens peut être adressé à l'adresse abuse@ du domaine de l'Émetteur, ou à défaut à .
4. Qui a accès à vos données ?
Vos données sont accessibles :
- à l'Émetteur et aux personnes habilitées au sein de son organisation ;
- aux personnels habilités de Prospectra, dans la stricte limite de la maintenance technique du Service et du traitement des signalements d'abus ;
- aux sous-traitants techniques mentionnés dans la politique de confidentialité utilisateurs, §7 — hébergeur, fournisseur SMTP de l'Émetteur, prestataires d'intelligence artificielle si l'Émetteur utilise ces fonctionnalités sur du contenu vous concernant.
Vos données ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales par Prospectra.
5. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
La durée de conservation est déterminée par l'Émetteur, dans la limite de ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie.
À titre indicatif, et conformément à la délibération CNIL n° 2016-264 du 21 juillet 2016, les durées de référence sont les suivantes :
- prospects actifs (interactions ou échanges récents) : jusqu'à trois (3) ans après le dernier contact ;
- prospects ayant exercé leur droit d'opposition (désinscription) : conservation uniquement des informations nécessaires à la prise en compte de cette opposition (typiquement l'adresse électronique et la date d'opposition), pour une durée de trois (3) ans, afin de ne pas vous re-solliciter.
Si l'Émetteur résilie son contrat avec Prospectra, vos données sont supprimées des systèmes de Prospectra dans un délai raisonnable, sous réserve des sauvegardes techniques (purge sous quatre-vingt-dix jours).
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez sur vos données des droits suivants :
- droit d'accès (art. 15) ;
- droit de rectification (art. 16) ;
- droit à l'effacement (art. 17) ;
- droit à la limitation du traitement (art. 18) ;
- droit à la portabilité (art. 20) ;
- droit d'opposition (art. 21), notamment au traitement à des fins de prospection commerciale, à tout moment et sans avoir à justifier d'un motif ;
- droit de définir des directives post-mortem (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Comment exercer vos droits
Option 1 — Désinscription directe (la plus rapide) : utilisez le lien de désinscription présent dans tout message reçu. Votre adresse est immédiatement ajoutée à la liste des opt-outs de l'Émetteur et vous ne recevrez plus de message de sa part via Prospectra.
Option 2 — Contact de l'Émetteur : l'identité et les coordonnées de l'Émetteur figurent dans tout message qui vous a été adressé. Vous pouvez le contacter directement pour exercer l'un quelconque de vos droits.
Option 3 — Contact de Prospectra : si vous ne parvenez pas à joindre l'Émetteur, ou si vous souhaitez signaler un comportement abusif (envoi malgré désinscription, base manifestement obtenue de manière illicite, contenu illégal), vous pouvez nous contacter :
- pour un signalement d'abus : abuse@ du domaine de l'Émetteur (à défaut, ) ;
- pour une demande RGPD : .
Dans ce dernier cas, Prospectra, en sa qualité de sous-traitant, transmettra votre demande à l'Émetteur concerné dans les meilleurs délais et veillera à ce qu'elle soit traitée conformément à l'article 28.3.e du RGPD. Prospectra pourra également, à votre demande et dans la limite de ses moyens techniques, vous indiquer si vos données figurent dans le système et auprès de quels Émetteurs.
Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.
Recours auprès de la CNIL
Si, après nous avoir contactés (ou après avoir contacté l'Émetteur), vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) — www.cnil.fr/plaintes.
7. Sécurité
Prospectra met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites dans la politique de confidentialité utilisateurs, §10. Ces mesures s'appliquent indistinctement aux données des Utilisateurs et à celles des Prospects.
8. Transferts hors UE
Les éventuels transferts hors Espace économique européen sont encadrés par les garanties détaillées dans la politique de confidentialité utilisateurs, §6.
9. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version courante est toujours accessible à /legal/prospects-privacy. L'historique des versions figure au pied de la présente page.